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Règlement d'ordre intérieur

Communications officielles

Art.1. Les membres sont tenus de fournir en permanence, et dès leur affiliation, une adresse email valide, qui est abonnée à la liste de diffusion réservée aux membres. Le membre qui manque à cette obligation, ou qui désabonne volontairement son adresse de la liste de diffusion, en assume l'entière responsabilité.
Sauf obligation légale, les communications officielles se font via la liste de diffusion des membres. Cela inclut notamment :

• convocations aux A.G., incluant l'ordre du jour;
• annonces des réunions du Comité, incluant l'ordre du jour indicatif;
• demandes de convocation d'A.G.;
• propositions d'ajout à l'ordre du jour des A.G. ou des réunions du Comité;
• déclarations de procuration d'un membre à un tiers;
• acceptations de procuration par un membre;
• introductions d'appel;
• dépôts de candidature;
• démissions;
• etc.

En outre, tout message arrivant à l'adresse email de contact de l'association doit parvenir à au moins un des administrateurs.

Par sa simple affiliation, le membre est réputé accepter que toutes les communications officielles entre lui et l'association se fassent par les moyens que décrit cet article, sauf indication contraire du R.O.I.

Art.2. En cas de problème technique empêchant l'application de l'article précédent, les communications légalement requises se font par courrier à l'adresse postale de l'association ou à l'adresse du membre renseignée dans le registre officiel.
L'adresse postale actuelle est : LiLiT, place du 20 Août 24, 4000 LIEGE.

Membres

Art.3. L'affiliation peut être refusée par le C.A., dans les cas suivants :

• si la personne n'adhère visiblement pas aux principes et à la philosophie générale des logiciels libres;
• si la personne a des activités, des comportements ou des intérêts incompatibles avec l'objet de l'association, ou pouvant nuire gravement à la réputation de celle-ci;
• si la personne a déjà été exclue de l'association, ou si sa démission antérieure d'un poste au sein du Comité ou du C.A. a nui gravement au bon fonctionnement de l'association.

A défaut de payement dans le mois qui suit son acceptation, toute affiliation est considérée comme nulle et non avenue.

Art.4. Un membre peut à tout moment adresser sa démission au C.A. et doit alors restituer immédiatement sa carte de membre.

Exclusion et représentation

Art.5. L'exclusion d'un membre est prononcée par l'A.G. à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés. Elle doit toujours être proposée et motivée dans l'ordre du jour, les motifs d'exclusion valables étant notamment :

• le non-respect des statuts ou du R.O.I.;
• des abus ou négligences dans l'usage des services mis à disposition par l'association;
• le fait que la personne n'a pas spontanément informé l'association de faits qui auraient pu clairement constituer un motif de refus à son affiliation;
• l'utilisation abusive du nom de l'association ou de son titre au sein de celle-ci.

Lors de l'A.G., le membre faisant l'objet d'une procédure d'exclusion a le droit de s'exprimer préalablement au vote.

Par un vote unanime et motivé, le Comité peut demander l'exclusion d'un membre; ce dernier est alors suspendu jusqu'à l'A.G. qui statue sur l'exclusion. Le membre suspendu conserve tous ses droits légaux mais ne peut plus participer à aucune autre activité du groupe, notamment les réunions du Comité.

Art.6. Un membre peut se faire représenter par un tiers, membre ou non, en lui donnant procuration officielle au moins 24h à l'avance. La procuration doit préciser le cadre exact de sa portée; en aucun cas, sa durée ne peut excéder 3 mois. Elle est révocable à tout moment.
Le cumul des procurations est interdit; en cas de procurations contradictoires, seule la dernière acceptée est prise en compte. S'il n'est pas membre, le tiers désigné est soumis aux mêmes règles qu'en cas d'affiliation, hormis le payement d'une cotisation. Le membre et son représentant sont en outre solidairement responsables vis-à-vis de l'association.
La représentation n'est pas permise dans le cadre de la candidature d'un membre à un poste d'administrateur (sauf reconduction) ou d'une procédure d'exclusion à son encontre.

Cotisations et avantages accordés aux membres

Art.7. Le montant de base de la cotisation, fixé par l'A.G., est à payer en cas d'affiliation. En cas de renouvellement d'affiliation, ce montant est réduit de 50%; toutefois, cette réduction n'est plus valable 3 semaines après l'échéance.
La date de payement prise en compte est la date valeur au compte de l'ASBL, ou bien la date indiquée sur un reçu signé par le trésorier ou un autre membre du C.A. En cas de contestation, le C.A. tranche souverainement et sans recours.

Art.8. Les membres reçoivent une carte de membre leur permettant d'accéder gratuitement à toutes les activités publiques de l'association, et de bénéficier de divers avantages dont la liste est dressée ou modifiée par le Comité, et publiée sur le site web de l'association (ensuite désigné par "le site"). La carte de membre porte mention de sa limite de validité et doit être signée par un administrateur.
Les membres ont libre accès aux réunions du Comité et à une partie réservée du site.
Tous ces avantages prennent fin en même temps que l'affiliation, sans obligation de préavis de la part de l'association.

Représentation extérieure

Art.9. Par un vote unanime de ses membres présents ou représentés, le Comité peut déléguer un représentant auprès d'un tiers, et éventuellement lui attribuer le pouvoir d'agir en son nom. Dans tous les cas (simple représentation ou délégation de pouvoir), le Comité reste seul responsable et doit entériner ou non tous les actes posés par le représentant, qu'il peut révoquer à tout moment.
La délégation de pouvoir doit être communiquée aux membres, en précisant clairement son cadre, et ne donne pas pouvoir de signature au représentant.

Registre des membres

Art.10. Conformément à la loi, le C.A. établit un registre des membres par ordre chronologique, reprenant leur nom, prénom et domicile. Ce registre est déposé au greffe du Tribunal de Commerce ainsi qu'au siège de l'association. Le C.A. publie également sur le site une liste reprenant les noms et prénoms des membres.
Toute modification à la liste des membres portée à la connaissance du C.A. est inscrite dans les 8 jours. En outre, une copie mise à jour du registre est déposée par le C.A. au greffe, dans le mois qui suit chaque date anniversaire du dépôt des statuts.

Assemblée Générale

Art.11. L'A.G. est seule compétente pour :

• la modification des statuts et du présent R.O.I.;
• l'approbation des budgets et des comptes;
• la décharge à octroyer aux administrateurs;
• la nomination et la révocation des administrateurs;
• l'exclusion d'un membre;
• la dissolution de l'association;
• la définition des projets et actions à mener prioritairement par l'association, sous réserve du droit de veto du Comité, tel qu'établi par le présent R.O.I.;
• toute autre attribution qui lui est réservée par le présent R.O.I.

L'A.G. et le Comité sont seuls compétents pour l'exclusion d'un membre du Comité.

Convocation de l'A.G. et ordre du jour

Art.12. En dehors des cas où le quorum à une A.G. n'est pas atteint, l'A.G. ne peut être convoquée que :

• sur demande du C.A. (chargé de convoquer au moins l'A.G. ordinaire annuelle) ou du Comité;
• sur demande d'au moins 1/5 des membres;
• sur demande d'un membre suspendu.

Dans la semaine qui suit la demande, le C.A. est tenu de communiquer une proposition de convocation, établie par le Comité, mentionnant date, heure, lieu et ordre du jour. La date doit se situer entre 5 et 7 semaines après la demande. L'heure doit se situer entre 18 et 21h, hormis les week-ends et jours fériés. Le lieu doit se situer sur le territoire de la commune hébergeant le siège social, ou d'une commune attenante, et être aisément accessible.
Tout membre peut faire appel de la proposition du C.A. dans la semaine qui suit; dans ce cas, la proposition licite soutenue par la majorité des membres est retenue; en cas d'égalité, le C.A. tranche.

Dans la semaine qui suit la clôture des appels, la convocation définitive mentionnant date, heure, lieu et ordre du jour, est établie par le Comité et communiquée par le C.A. L'ordre du jour doit reprendre toute proposition signée par au moins 1/20 des membres et communiquée au C.A. avant la date de clôture des appels.

Déroulement des A.G.

Art.13. Si l'A.G. doit modifier les statuts (ou le R.O.I.) ou prononcer la dissolution, et que le quorum de 3/4 des membres présents ou représentés n'est pas atteint, elle est reportée. Pour les autres A.G., il n'y a pas de quorum.

En cas de report, de nouveaux lieu, date, et heure sont établis par les membres présents ou représentés, par un vote à la majorité simple; en cas d'égalité, le C.A. tranche. La date doit se situer au minimum 2 semaines, et au maximum 4 semaines plus tard. Le C.A. envoit dans les 3 jours aux membres une nouvelle convocation mentionnant date, heure, lieu et l'ordre du jour inchangé. Cette seconde A.G. n'est plus soumise à aucun quorum.

Art.14. Toute personne peut demander à assister (sans droit de vote) à une A.G. en s'adressant au C.A. au moins 48h avant celle-ci. Avant d'entamer ses travaux, l'A.G. est informée de ces demandes par le C.A. et doit accepter ou refuser chaque demande par un vote à la majorité simple des membres présents ou représentés.

Art.15. L'A.G. est présidée par le président du C.A. (ou son représentant), ou à défaut par le plus âgé des membres du Comité présents. Celui qui préside distribue le droit à la parole et peut en limiter raisonnablement la durée. Ce droit est garanti aux membres et à leurs représentants; il peut être accordé aux tiers par l'A.G.
Avant la clôture de l'A.G., le secrétaire ou un autre administrateur (ou leur représentant) peut faire lecture d'un avant-projet de compte-rendu pour recueillir les commentaires oraux ou écrits des membres présents (ou de leurs représentants).

Art.16. Les votes de l'A.G. se font à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés sur les sujets suivants :

• exclusion d'un membre de l'association;
• exclusion d'un membre du Comité;
• modification des statuts;
• acceptation d'un don supérieur à 5000 EUR.

Conformément à la loi, la majorité des 4/5 des membres présents ou représentés est requise pour :

• la modification de l'objet social de l'association;
• sa dissolution.

Art.17. Le C.A. présente à l'A.G. pour approbation :

• les comptes de l'exercice précédent, s'ils n'ont pas déjà été approuvés précédemment. Tout membre peut demander à consulter les pièces comptables avant le vote, mais le C.A. peut limiter le temps total de consultation à 1 heure;
• le budget prévisionnel de l'exercice suivant.

Publicité des A.G.

Art.18. Dans la semaine qui suit l'A.G, le C.A. communique aux membres un projet de procès-verbal (P.V.) des décisions prises lors de cette A.G. Dans les 3 semaines qui suivent l'A.G. et au minimum 3 jours après le communiqué du projet, le Comité tient une réunion dont l'ordre du jour doit inclure la rédaction du P.V. final. Seuls les membres ou représentants présents à l'A.G. peuvent communiquer leurs remarques; le P.V. final est ensuite adopté par le Comité. Dans la semaine qui suit la réunion, il est publié par le C.A. conformément aux statuts.
Le Comité peut également publier un compte-rendu complet de l'A.G. sur une partie du site accessible uniquement aux membres.

Conseil d'Administration (C.A.)

Art.19. Le C.A. gère et représente l'association, en collaboration avec le Comité; il dispose de la compétence résiduelle, dans les limites des statuts et du R.O.I.
Il se réunit aussi souvent qu'il le juge nécessaire; toutefois, il ne peut délibérer valablement que lors de ses réunions officielles, qui se confondent avec celles du Comité, et si au moins 2 administrateurs y sont présents.
Un administrateur ne peut s'y faire représenter que par un autre administrateur, mais le cumul des procurations est interdit.

Election des administrateurs

Art.20. Les candidatures au C.A. doivent être déposées avant la convocation définitive de l'A.G., hormis celles des administrateurs sortants non démissionnaires, qui sont tacites. L'élection a lieu après les votes éventuels sur la décharge du C.A. en place et le budget prévisionnel. Elle suit le mode de scrutin défini au présent R.O.I. pour l'élection de personnes.

Art.21. Dans les quinze jours qui suivent une A.G. ou toute modification de la composition du C.A., ce dernier décide de l'attribution des postes non cumulables de président, secrétaire et trésorier en son sein, en informe les membres et le publie sur le site.

Art.22. Si elle réduit leur nombre à moins de 3, la démission d'un des administrateurs n'est effective qu'après son remplacement à l'occasion d'une A.G.

Gestion des comptes de l'association

Art.23. Sauf dérogation de l'A.G., un seul compte est ouvert au nom de l'association. En aucun cas, l'association ne peut ouvrir un compte autorisant un découvert.
Trois des administrateurs, désignés par le C.A., sont les co-titulaires exclusifs des comptes de l'association, avec procuration réciproque; ils sont responsables de leur gestion. La titularisation doit se faire dans les plus brefs délais; au besoin, les administrateurs déjà titulaires peuvent pallier l'indisponibilité d'un administrateur sortant lors du transfert.

Comité

Rôle

Art.24. Le Comité assiste le C.A. dans la gestion courante, la coordination des activités et le suivi des projets; il peut seul mener des activités au nom de l'association.
Le Comité doit veiller à la réalisation de ces activités et projets, qu'il définit librement en respectant toutefois la liste des priorités décidée par l'A.G. Lors de l'établissement de cette liste, il peut, à l'unanimité de ses membres présents ou représentés, opposer son veto à un ou plusieurs éléments de la liste.

Art.25. Les membres du Comité sont invités à solliciter et coordonner la participation des membres de l'association (et éventuellement de tiers) aux activités; ils restent toutefois seuls responsables de leurs attributions et doivent pallier aux manquements éventuels.

Composition

Art.26. Le Comité est constitué des administrateurs, membres de plein droit, et de membres de l'association; le C.A. informe en permanence les membres de l'association de la composition du Comité. Les membres du Comité sont solidairement responsables devant l'A.G.

Art.27. Les membres de l'association désireux d'intégrer le Comité doivent se faire coopter par une majorité absolue des membres de celui-ci.
Un membre peut démissionner du Comité, ou en être exclu par un vote à la majorité absolue de ses membres, ou par décision de l'A.G., notamment :

• s'il est inactif pendant une période prolongée;
• s'il a failli à ses attributions;
• s'il est absent aux réunions pendant plus de 3 mois consécutifs;
• s'il a été révoqué en tant qu'administrateur.

L'exclusion, ainsi que ses motifs, doit être communiquée aux membres de l'association, et avoir été préalablement proposée dans l'ordre du jour indicatif de la réunion.

Réunions

Art.28. Le Comité se réunit au moins huit fois par an, sur demande de la majorité de ses membres ou du C.A. Il est maître de son ordre du jour, mais doit publier un ordre du jour indicatif préalablement à sa réunion; le C.A. peut imposer l'ajout de points à l'ordre du jour.

Art.29. Le Comité décide seul du lieu et des modalités de ses réunions, à condition qu'aucun obstacle pratique ou technique majeur n'en rende l'accès aux membres difficile; il peut également remplacer une réunion physique par une réunion virtuelle en ligne, par le moyen technique qu'il choisira, à condition toutefois qu'au moins une réunion physique ait lieu tous les 3 mois.

Art.30. Tout membre de l'association peut assister aux réunions du Comité et demander la parole. Le Comité peut inviter des tiers à ses réunions; il peut aussi désigner des invités permanents. Ces invitations doivent être communiquées aux membres de l'association et sont révocables à tout moment. Le Comité se réserve le droit de délibérer à huis clos.

Art.31. En l'absence de consensus et sauf mention contraire, les décisions sont prises à la majorité simple des membres du Comité présents ou représentés; en cas d'égalité , le C.A. tranche. Le Comité rédige ensuite un procès-verbal des décisions prises, qui doit être accepté et signé par la majorité absolue des membres du C.A. pour être valable; il est alors considéré comme procès-verbal du C.A. et publié sur le site. Si des décisions sont prises par le C.A. contre l'avis du Comité, le procès-verbal doit le mentionner.
Les administrateurs qui engagent l'association vis-à-vis de tiers doivent, sur demande du Comité, justifier leurs actes sur base de ces procès-verbaux.

Dispositions diverses

Art.32. Tous les votes concernant explicitement des personnes se font à bulletin secret si au moins un membre présent ou représenté en fait la demande.

Election de personnes

Art.33. Si lors d'une élection, il n'y a pas plus de candidats que de postes à pourvoir, les candidats sont soumis simultanément à un vote classique à la majorité absolue.
Sinon, chaque électeur dispose d'autant de voix que le double du nombre de postes à pourvoir et, sous peine de vote nul, les répartit entre autant de candidats qu'il y a de postes à pourvoir. Les candidats sont ensuite soumis, dans l'ordre décroissant de leurs suffrages (et de leur âge en cas d'égalité), à un second vote individuel à la majorité absolue, qui s'interrompt dès que tous les postes sont pourvus.

Art.34. Après le dépouillement du premier vote d'une élection, un candidat peut refuser sa nomination, auquel cas le candidat suivant en ordre utile le remplace.